郵便物の発送・受取について管理がなされていますか。
郵便手段には、ハガキ・普通郵便・速達・配達証明・書留・宅急便・内容証明・国際郵便などがあります。
発送においては、郵送する書類の種類と重要度をまず区分しそれぞれにおける郵便方法を明文化します。さらに、書類の種類によって郵送簿を作成し、発送日、相手先及び発送書類を明記します。受取についても書類の種類によって受取簿を作成し、受信日、相手先及び受取書類を明記しておきます。
重要郵便物の受発送管理を実施することにより、私用による不正郵便防止、過度な郵便料金防止及び誤送防止並びに発送証明による紛失責任回避に役立ちます。
さらに郵便管理で留意しなければならなのは内容証明の受取です。内容証明は相手先からの一方的な発送書類であり、一度受領してしまった後では受取拒否をすることができません。また、社員が内容証明郵便を理解していないため安易に受取をしてしまうリスクもあります。
「郵送簿なんて書いてられないよ」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。郵便ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。