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実印の正しい使い方と保管方法をご存じですか。

　実印は、「印鑑証明書の添付が必要な書類」の捺印に使用するのが原則です。要は使用が制限される印鑑なのです。

　では、なぜそんなに制限されるのか？

　実印は重要な契約に使用されます。例えば、売買契約・保証書・借用書など自己の財産を守るために使用されます。

　この実印を不正使用されると、自己の資産を勝手に売却されたり他人の借入の保証人にされたり自己の財産を守ることができなくなります。また、その印影を元に印鑑を偽造し不正使用されることもあるので、その実印使用の書類保管まで気を使う必要がありあます。

　内部統制上は、まず実印の使用範囲と使用権限者を決め印鑑簿に明文化します。その使用に際しては、使用簿に捺印書類内容と捺印者を明記します。現物管理については、保管管理者を定め現物は金庫に保管します。使用頻度の低い場合は不正使用及び盗難リスクを減らすため銀行の貸金庫へ保管します。

　「そこまでやらなくても」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。実印ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。

同じ仕事を同じ人が長期間継続して業務していませんか。

　同じ仕事を長期間権限委譲することによるリスクがあります。
そのリスクとは、業者との癒着、任せっきりによる業務監視機能の低下などです。
　
　従って、定期的に配置転換を実施することが内部統制上必要です。御社がお付き合いしている銀行の担当者は２〜３年毎に代わっていませんか？

銀行は長期間同じ会社を担当をするリスクを軽減させるため配置転換を行っています。
企業で特に配置転換が必要な部署は仕入部門と経理部門です。
業者に対し優越的地位にある部署とお金を扱う部署だからです。
仕入部門には業者からの誘惑が多いです。接待や金品の贈与などがそうです。経理部門は横領の誘惑があります。

　配置転換が無理な場合には、内部監査等により業務を定期的に監視することが必要です。
業務担当者を放置しておいてはいけません。

　「配置転換するほど人はいないよ」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。
内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。配置転換ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。

仕入先への正しい発注方法をご存知ですか。　

　通常は今までお付き合いのある慣れ親しんだ仕入先（経費支払先）に発注されていると
思います。内部統制上は１社に限定した発注にはリスクがあります。
リスクには発注担当者と業者との癒着による価格水増しやバックリベート、市場価格の見直し機会の喪失などが挙げられます。

　正しい発注方法とは2社以上の合見積もりを取ることです。

品質・納期・価格・業暦などを比較対照できる書類（稟議書）を作成し、なぜ発注先選定をしたのか担当者に理由を明示させます。この発注までの経緯を書類に残すことが大事です。
また、１社に限定して発注している業者に対しても年に１回は、価格・品質を見直しします。そして同様にその経緯を担当者に書類として残させます。

　１社に限定すると突然その会社が倒産したりして取引が止む無く中止される場合にすぐに次の発注先を見つけるのには時間がかかります。従って、不慮の事故にも備えて発注先は常に２社以上確保しておくことが必要なのです。

「面倒くさいなあ」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。発注ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。

郵便物の発送・受取について管理がなされていますか。

　郵便手段には、ハガキ・普通郵便・速達・配達証明・書留・宅急便・内容証明・国際郵便などがあります。
発送においては、郵送する書類の種類と重要度をまず区分しそれぞれにおける郵便方法を明文化します。さらに、書類の種類によって郵送簿を作成し、発送日、相手先及び発送書類を明記します。受取についても書類の種類によって受取簿を作成し、受信日、相手先及び受取書類を明記しておきます。

　重要郵便物の受発送管理を実施することにより、私用による不正郵便防止、過度な郵便料金防止及び誤送防止並びに発送証明による紛失責任回避に役立ちます。
さらに郵便管理で留意しなければならなのは内容証明の受取です。内容証明は相手先からの一方的な発送書類であり、一度受領してしまった後では受取拒否をすることができません。また、社員が内容証明郵便を理解していないため安易に受取をしてしまうリスクもあります。

「郵送簿なんて書いてられないよ」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。郵便ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。

郵便物の発送・受取について管理がなされていますか。

　郵便手段には、ハガキ・普通郵便・速達・配達証明・書留・宅急便・内容証明・国際郵便などがあります。
発送においては、郵送する書類の種類と重要度をまず区分しそれぞれにおける郵便方法を明文化します。さらに、書類の種類によって郵送簿を作成し、発送日、相手先及び発送書類を明記します。受取についても書類の種類によって受取簿を作成し、受信日、相手先及び受取書類を明記しておきます。

　重要郵便物の受発送管理を実施することにより、私用による不正郵便防止、過度な郵便料金防止及び誤送防止並びに発送証明による紛失責任回避に役立ちます。
さらに郵便管理で留意しなければならなのは内容証明の受取です。内容証明は相手先からの一方的な発送書類であり、一度受領してしまった後では受取拒否をすることができません。また、社員が内容証明郵便を理解していないため安易に受取をしてしまうリスクもあります。

「郵送簿なんて書いてられないよ」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。郵便ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。

自社で発行する領収書の正しい管理方法をご存知ですか。

　領収書は二枚複写で連番の入ったものを使用します。
出来れば市販のものではなく社内で作成したものを使用します。
領収書綴り自体にも連番を入れ使用中と未使用中の区分をし在庫表を作成します。
在庫表には、領収書ごとに使用開始日、使用終了日を記入します。
支店などで使用する場合は、在庫表に○○支店へ郵送済みと記入しておきます。
原則として一冊が使用終了するまでは次の領収書を支店へは郵送しません。
会社が発行するすべての領収書の現物がどこにあるかを把握しておきます。
また、盗難に備えるため金庫に保管しておきます。

　使用に際しても注意が必要です。

　書き損じの場合はその書き損じ領収書を捨てないで控えに添付しておきます。
作成は二人以上を関与させ（事務担当と営業担当など）単独では使用ができないようにしておきます。また、領収書の綴りから二枚複写ごと抜き取られていないか確認する必要もあります。
領収書を管理することにより、売上金の不正受領、擬装領収書の作成、領収書綴り自体の他者への売却リスクなどを軽減させることができます。
「領収書なんて市販のもので結構」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。領収書ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。

自社で発行する領収書の正しい管理方法をご存知ですか。

　領収書は二枚複写で連番の入ったものを使用します。
出来れば市販のものではなく社内で作成したものを使用します。
領収書綴り自体にも連番を入れ使用中と未使用中の区分をし在庫表を作成します。
在庫表には、領収書ごとに使用開始日、使用終了日を記入します。
支店などで使用する場合は、在庫表に○○支店へ郵送済みと記入しておきます。
原則として一冊が使用終了するまでは次の領収書を支店へは郵送しません。
会社が発行するすべての領収書の現物がどこにあるかを把握しておきます。
また、盗難に備えるため金庫に保管しておきます。

　使用に際しても注意が必要です。

　書き損じの場合はその書き損じ領収書を捨てないで控えに添付しておきます。
作成は二人以上を関与させ（事務担当と営業担当など）単独では使用ができないようにしておきます。また、領収書の綴りから二枚複写ごと抜き取られていないか確認する必要もあります。
領収書を管理することにより、売上金の不正受領、擬装領収書の作成、領収書綴り自体の他者への売却リスクなどを軽減させることができます。
「領収書なんて市販のもので結構」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。領収書ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。

　内部統制の本質を支える基本理念は「倫理観」です。
　誰もが持っている良心や正義感です。

　内部統制は「性悪説」で仕事を管理しますが、従業員ひとりひとりが正しい倫理観を持っていれば内部統制の必要性は本来はないのです。

　でも、従業員が正しく行いをしようとしても内部牽制が機能しない場合があります。
それはトップである経営者の倫理観の欠如です。
トップである経営者が倫理観なく暴走してしまった場合は、誰も止められません。内部統制の枠外で物事が進められてしまいます。

　「売上を仮装計上しろ！」「賞味期限を延長しろ！」「豚肉を牛肉で表示しろ！」など天からの声は絶対です。従業員は思考停止となり言うがままに不正行為に加担していきます。
社外取締役や株主総会は経営者を牽制する制度ですが、役員も株主も経営者１人のみといった会社組織では内部統制は機能しません。

　経営者は経営者である前に、人としての品格を身につけないと会社を危機に陥れいれることになると認識しておかなければなりません。会社を私物化してはいけません。

内部統制の運用の基本原則は「他の者によるチェック」です。

　担当者による一つの作業に対して必ずチェック機能を入れることです。このチェック機能は、作業ミスをカバーする側面と不正に対する牽制作用があります。内部統制は仕事を「性悪説」にもとづいて管理することで成立します。

　でも、どんなに完璧な内部統制の仕組みを構築しても不正は起こります。
基本原則が他者によるチェックということは、裏を返せば他者によるチェックが機能しない場合に不正が起きてしまいます。
支店のスタッフ全員が「共謀」していたらどうなるでしょうか。売上金を着服することはもとより、バックリベートの要求から商品の横流しまで何でも出来てしまいます。本社にばれることはありません。「関係者全員が犯人だった」という某ミステリー小説に似ています。この例では「支店ぐるみの不正」という表現が正しいでしょう。

もちろん、内部統制上は支店監査というチェック機能があるので、悪事は必ず暴かれますが。
内部統制には限界があることを経営者は認識しておかなければなりません。

現金等価物の正しい管理方法をご存知ですか。

　現金等価物とは、切手、収入印紙、新幹線チケットなど換金性のある物品をいいます。他にはビール券、旅行券、地下鉄プリペイドカード、タクシーチケット、新幹線チケット、図書券、商品券、優待券も含まれます。

　現金等価物は、その受け入れと払い出しを在庫帳で管理します。払い出しには、使用日・使用相手先・使用者を記入しておきます。在庫数については毎月定期的に数量を数え、在庫帳と合わせます。
現金等価物は簡単に現金に換金できるため私的流用、盗難などのリスクがあります。その保管も金庫等による管理が必要となります。

　「切手の在庫なんていちいち管理してられないよ」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。現金等価物ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。

株券、ゴルフ会員権、絵画、不動産権利書など現物の正しい管理方法をご存知ですか。

　まず、紛失盗難がないように金庫や貸金庫に保管します。その搬入については移動簿により、移動日・移動理由・移動者・承認者を記載し管理します。年１回は、実物と帳簿を突き合わせ現物確認しておきます。

　短期の投資案件ではない有形資産の現物は、金庫に長期間保管され取り出されることはまれです。現物を管理しておかないと、不正に持ち出され個人借り入れの担保に差し入れられるリスクがあります。また、勝手に売却されたとしても発見が遅れるリスクがあります。

　「移動簿なんて面倒くさい」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。現物管理ひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。

インターネットバンキングや自社サーバー等へのIDパスワードを定期的に見直していますか。

　他者への漏洩を防ぐためにも最低でも年に１回は変更することが必要です。
特に重要情報の閲覧権限をもつ職責者は、常にログイン情報を管理し他者への漏洩に留意しないと会社にとって甚大な被害を与えるリスクがあります。ログイン・ログアウト履歴管理、メールデーター発信制限及びデーターコピー防止などで情報の社外持ち出しを牽制する必要があります。そして電子データー・ID管理規程により、電子情報の区分・保管場所・取り扱い要項などを具体的に定めます。
また、インターネットバンキングは、簡単に資金の移動ができます。経理担当者による不正を防ぐため、パスワード管理を含め振込み支払限度額の設定や事前登録外業者への支払制限などにより牽制する必要があります。

　さて、パスワードは他人から推測されないように自分にとっても覚えにくいアルファベット・数字を使用することになります。従って、使用頻度が低いパスワードがある場合には忘れ止めのために別の場所にパスワード内容を保存しておく場合があります。秘書などにパスワードを管理してもらう場合は、自分では厳密に保管していても管理受託者が雑に扱っている場合もあります。
一度秘書や経理担当者の机の上をレビューしてみてください。あなたの重要な情報が公開されているかもしれませんよ。

　「パスワードなんて生年月日と名前で十分だよ」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。内部統制の基本は、不正ができない仕組みを作ることです。パスワードひとつとっても大きなリスクが隠れているのですよ。